Dagboek van de Eventmanager

Dagboek van de Eventmanager

Niks te doen als Eventmanager tijdens een event? Dat betekent dat alles goed loopt!

Door: Rianne Verkerk, Eventmanager bij Congrescentrum Orpheus 

De avond van te voren staan er nog 1000 gillende vrouwen bij een optreden van de Chippendales maar de volgende dag is dezelfde locatie het domein van een congres voor 500 artsen. Er moet veel gebeuren om dat voor elkaar te krijgen. Al vanaf mijn 17e werk ik bij Theater & Congrescentrum Orpheus en heb ik zo’n beetje alles gedaan wat je hier maar kan doen. Hierdoor weet ik hoe belangrijk het is wie, waar en wanneer moet zijn zodat alles in elkaar draait. Daarin werk ik nauw samen met twee andere eventmanagers en ons team zodat alles vlekkeloos in elkaar over kan lopen.
 

Goede voorbereiding is het halve werk 

Nadat ik een event krijg overgedragen van onze Eventprofessionals Wendy en Danielle is het zaak als Eventmanager om de opdrachtgever zo snel mogelijk te leren kennen. Wat zij de wensen? Wat wil de opdrachtgever juist niet? En waar liggen de knelpunten? Alles valt en staat natuurlijk met het idee dat de organisatie heeft. Maar het is ook heel belangrijk om te weten wat de verwachtingen van de congresgasten zijn en daar op in te spelen. Laatst had ik een opdrachtgever die een event organiseerde voor bijna alleen maar vrouwen. Tijdens de eerste kennismaking ging het belangrijkste deel van ons gesprek over hoeveel toiletgroepen wij hebben en of die makkelijk bereikbaar zijn. Bij eerdere events van deze opdrachtgever wilden vrouwen voor en na iedere workshop gemakkelijk naar het toilet kunnen dus voor dat event was dat heel erg belangrijk.

 

Voor ieder budget een passend event

Een event is ook afhankelijk van de budgetkeuzes die de organisatie maakt. Als Eventmanager vertalen wij dit weer naar de operatie. Dit kan lastig zijn omdat een budget niet oneindig is. Kiest een opdrachtgever bijvoorbeeld voor een spreker in een zaal voorzien van één led scherm dan kan het zijn dat wij klachten krijgen over de zichtbaarheid. De gasten weten natuurlijk niet dat wij vier schermen hebben geadviseerd maar dat het budget dit niet toelaat. De organisator is die dag eigenlijk de eigenaar van de ruimte en het event en neemt dus deze belangrijke beslissingen. Maar wij als gastheer of -vrouw willen natuurlijk wel dat iedereen tevreden naar huis gaat.
 

De Eventmanager zorgt voor een vlekkeloze samenwerking

Er gaat dan ook veel tijd zitten om het event operationeel in de organisatie te zetten. Ik leg lijntjes uit naar verschillende afdelingen om alles af te stemmen:

  • Facilitair: Is de personeelsplanning in orde? Is er een portier om het pand (extra) vroeg te openen?
  • De schoonmaak: Welke ruimtes moeten als eerst schoon zodat ze ingericht kunnen worden? En is alles klaar voordat de opdrachtgever komt?
  • Keuken: Hoeveel gasten worden er verwacht? Wat is de doelgroep? Zijn er (dieet)wensen? 
  • Techniek: Wat is er nodig tijdens het congres aan schermen, geluid enz.? Hoe snel moet het event worden afgebroken in verband met een andere voorstelling dezelfde avond?

Een geweldig event dat ik als Eventmanager gedraaid heb was MBO City 2017. De dag van het mbo werd gevierd met een congres dat bestond uit twee events. Overdag een congrestival (lees hier: wat een congrestival is) voor zo’n 750 leraren en 40 standhouders. En ’s avonds het Uitblinkersgala voor zo’n 850 leerlingen en leerbedrijven met een award show, diner en een feest. Er kwam erg veel maatwerk kijken bij dit event. Overdag was er een echt congres en binnen een paar uur was het ombouwen naar een feest met een totaal andere sfeer. Voor mij als Eventmanager is dit heel spannend maar een echte uitdaging die fantastisch uitpakte. Wil je dit event ervaren? Er is een hele toffe aftermovie gemaakt, bekijk hem hier.

 

Puntjes op de i 

In de laatste week voor het event loop ik alles intern nog een keer door. Weet iedereen wat er van hem verwacht wordt? Ook heb ik contact met de opdrachtgever. Ik vink af of alles duidelijk is voor onze techniekpartner Ook check ik hoe loopt het met de aanmeldingen. Dit is met name voor de keuken erg belangrijk. Soms voer ik nog kleine wijzigingen door zodat alles nog beter op elkaar is afgestemd. Ik zorg voor het draaiboek en een plattegrond van hoe het event ingedeeld moet worden. Pas als alle puntjes op de i staan is deze fase van de Eventmanager afgerond. 
 

Nog één nachtje slapen

Op de dag voor het event heeft de Eventmanager vaak een gewone kantoordag. Ik zorg ervoor dat alle spullen klaarstaan en dat de avondploeg precies weet wat ze moeten doen. ’s Avonds is er vaak nog een voorstelling waardoor het klaarzetten pas laat op de avond kan beginnen. En daar ben ik zelf niet eens bij! Dat is natuurlijk super spannend maar ik vertrouw volledig op mijn team. Toch slaap ik die nacht altijd wat minder goed dan anders. Pas rond de klok van half twee, als ik het mailtje van de overdracht heb ontvangen, ben ik rustig genoeg om nog wat uurtjes slaap te pakken.
 

Het event: hét moment voor Organisatie en Eventmanager

Na een relatief korte nachtrust zorg ik dat ik eerder aanwezig ben dan de opdrachtgever. Met een kleine ploeg starten we de dag en loop ik met de organisatie alles nog even na. De standhouders komen binnen en iedereen krijgt zijn plek toebedeeld. Het is een drukte van belang bij het laad- en losperron. Soms zijn ineens extra statafels of stroompunten nodig. Dan komen de eerste bezoekers binnen en wordt er koffie geschonken. Het event is begonnen. Gasten maken kennis met elkaar en het programma van workshops en sprekers begint.

Dat is ook het moment dat eerste spanning bij de organisatie wegvalt. Voor mij het moment om mij even terug te trekken op kantoor en alvast te kijken naar het volgende event dat op de planning staat. Het beste is natuurlijk als ik, als Eventmanager, de dag van het event niks te doen heb. Dat betekent dat alles goed loopt en dat de organisatie aan het genieten is. Maar het is wel een adrenaline shot als er een probleem is dat ik kan oplossen, het schakelen op het moment suprême is het mooiste wat er is. Het is dan ook mijn rol om de organisatie te ontzorgen. Bijvoorbeeld als er een spreker in de file staat. Dan zorg ik ervoor dat de lunch iets wordt opgerekt zodat dit geen probleem meer is.
 

Afterparty

Als aan het eind van de dag de gasten tevreden naar huis zijn is het tijd voor een borrel met de organisatie. Hoe hebben zij het ervaren? En wat zijn de verbeterpunten? Zodra de organisatie het pand heeft verlaten moet er natuurlijk nog een heleboel worden opgeruimd. ’s Avonds staat er immers weer een voorstelling op het programma. En over een uur gaat de regisseur van de avond wellicht al helemaal uit z’n plaat omdat een lamp oranje kleurt in plaats van blauw. Dit betekent dat het team weer hard aan de slag moet om alles om te bouwen. Mij taak is dus om dit allemaal in goede banen te leiden.

Als Eventmanager probeer je de zakelijke kant te managen in een warboel van creativiteit, waarbij je je ook aan budgetten en planningen moet houden. Het mooiste aan mijn vak is dan ook dat je fungeert als het centrum van een event of voorstelling en daarbij alle touwtjes in handen hebt. En het is een uitdaging om steeds op het juiste moment aan de juiste touwtjes te trekken.

  

Heeft u vragen, laat hier uw telefoonnummer achter en we bellen u terug      Heeft u vragen, laat hier uw telefoonnummer achter en we bellen u terug



#Dagboek #Nieuws #Beleving #Eventmanager #congres